Modern Workplace

Gesteigerte Produktivität 
Hohe Benutzerakzeptanz
Flexibel und ortsunabhängig arbeiten
Rasche Bereitstellung von IT-Arbeitsplätzen
Abrechnung nach tatsächlicher Nutzung
Einfaches und schnelles Verwalten der Clients

Wann definieren Sie mit Modern Workplace Ihre Büroarbeitsplätze neu?

Unter dem Begriff Modern Workplace oder digitaler Arbeitsplatz verstehen wir die Freiheit zu arbeiten, wo und wann man möchte (unabhängig vom Endgerät) und mit einem Höchstmaß an Zusammenarbeit, Sicherheit und Unterstützung.

Der neue Arbeitsplatz sollte eine möglichst breite Zielgruppe ansprechen: Verwaltungs- und Vertriebsmitarbeiter ebenso wie Produktions- und Außendienstmitarbeiter. Die Lösung sollte flexibel an neue Anforderungen und Arbeitsweisen anpassbar sein.

Datenschutz und Datensicherheit sollten hohe Priorität haben. Der Nutzen für die Menschen und das Unternehmen ist wichtiger als die Technologie. Akzeptieren die Mitarbeiter die neue Lösung, entstehen häufig weitere Möglichkeiten für Verbesserungen.

Wir verfolgen einen ganzheitlichen Ansatz: Vom Aufzeigen der Möglichkeiten über die IT- und Lizenzanalyse bis zur Einführung und weitere Betreuung bekommen Sie bei EDV-BV alles, was für Modern Workplace in Ihrem Unternehmen erforderlich ist.

Machen Sie den nächsten Schritt mit EDV-BV

Andreas Bergler
Fachvertrieb Modern Workplace & Microsoft

Sprechen Sie mit einem Branchenexperten. Unser Team ist bereit für Ihre Anforderungen.

Warum mit uns?

EDV-BV beschäftigt sich seit mehreren Jahren mit modernem Arbeiten und kennt die Anforderungen sowie Herausforderungen bei der Einführung eines modernen Arbeitsplatzes. Außerdem setzen wir selbst Modern Workplace ein und entwickeln diesen stetig weiter. Wir unterstützen unsere Kunden nicht nur mit Technologien und Lizenzen, sondern auch bei der Bedarfsermittlung, Einführung und dem Betrieb.

Ist Modern Workplace das richtige Konzept für mein Unternehmen?

Veränderungen umzusetzen ist oftmals schwierig. Technologien ändern sich schneller als Gewohnheiten. Das Konzept Modern Workplace stellt einen Paradigmenwechsel dar, bei dem sich sowohl die Technologie als auch die Arbeitsweisen ändern. Darum ist es wichtig, dass die Einführung genau geplant wird und die Mitarbeiter von Anfang an einbezogen werden.

Wir haben häufige Fragen und Antworten für Sie zusammengefasst:

Der Vorteil von Modern Workplace Lösungen wie Microsoft 365 ist, dass sie abgestuft einsetzbar sind: In der klassischen Variante bekommen die Mitarbeiter z.B. die Office Apps (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) lokal auf Ihrem PC zur Verfügung gestellt, wobei auch nur diese lizenziert werden müssen. Der Wechsel auf ein größeres Paket ist jederzeit möglich. Zahlreiche Kommunikations- und Zusammenarbeitswerkzeugen stehen zur Auswahl.

Die Zusammenstellung ist variabel

Modern Workplace ist jeweils die Summe an Technologie, die ein Unternehmen sinnvoll einsetzen kann und möchte. Der Zugang zu weiteren Apps, Lösungen und hilfreichen Optionen steht jederzeit offen. Man kann diese sofort nutzen, sobald neue Anforderungen auftauchen, etwa Homeoffice-Szenarien oder das Arbeiten von unterwegs mit unterschiedlichen Geräten. Zudem ergeben sich viele Möglichkeiten zur Automatisierung, Visualisierung und Standardisierung, die sich so an einem herkömmlichen Büroarbeitsplatz nicht umsetzen ließen.

Ob Sie wenige Apps oder den vollen Umfang an interessanten Lösungen nutzen möchten, stets gilt: Die Pakete können für jeden Mitarbeiter flexibel zu- oder abgebucht werden und bieten selbst in der kleinsten Ausführung mehr Anwendungen, bessere Administration und einfacheres Lizenzmanagement als bisherige Lösungen. Der Kauf von Office Paketen macht daher unserer Ansicht nach nur noch in ganz wenigen Fällen Sinn.

In Deutschland wird gerne gekauft, selbst wenn Leasen oder Mieten manchmal die bessere Wahl wäre (z.B. aufgrund steuerlicher Vorteile). Auf dem Weg zu einem modernen Arbeitsplatz ist die Kaufvariante sogar hinderlich. Hier die Erklärung:

Bei einem „Kauf“ von Lizenzen und Software erwirbt man in der Regel ein zeitlich unbefristetes Nutzungsrecht. Darin wird festgelegt, wie und unter welchen Voraussetzungen man die Software nutzen darf. Dieses Nutzungsrecht ist jedoch mehr oder weniger „in Stein gemeißelt“, es lässt sich später nicht mehr ändern.

Dadurch hinkt die Lizenzsituation dem technischen Fortschritt immer weiter hinterher, je länger die Software im Einsatz ist. Notwendige, interessante oder einfach nur aktuelle Technologien können nicht eingesetzt werden, weil kein Nutzungsrecht dafür erworben wurde.

  • Einsatz oder Gebrauch cloudbasierter Dienste ist vielfach ausgeschlossen
  • Bald hat jeder einen unterschiedlichen Stand an Software und Funktionen
  • Bei manchen funktionieren Dinge, die bei anderen nicht funktionieren
  • Verwaltung sowie Administration werden immer komplexer

Im Vergleich dazu hat die Softwaremiete allerlei Vorteile: Kosten können monatlich heruntergebrochen und auch auf Dauer transparent geplant werden. Unternehmen zahlen nur für das, was sie nutzen. Sie können flexibel auf Wachstum oder Krisen reagieren, denn Abonnements lassen sich monatlich in Anzahl und Umfang anpassen.

Die nutzerbasierte Lizenzierung sowie der Zugang zu den neuartigen Einsatzmöglichkeiten (speziell im Bereich Teamarbeit) versetzen Unternehmen in die Lage, schnell auf Trends sowie Sicherheits- und Compliance-Anforderungen zu reagieren. Zudem sind die Lizenzen immer auf dem aktuellen Stand und könnten kaum einfacher verwaltet werden.

Den Kollegen immer mehr Technologie oder Software zur Verfügung zu stellen, bringt tatsächlich nichts. Die Funktionen werden dann entweder gar nicht, falsch oder einseitig genutzt. Anstatt über Funktionen sollten Sie besser mit den Kollegen über tatsächliche Geschäftsprozesse reden. Erst wenn man weiß, wie Prozesse ablaufen, kann man sie auf sinnvolle Weise digital ergänzen oder verbessern. Die Workplace Readiness Analyse von EDV-BV hilft Ihnen dabei, die Abläufe zu identifizieren, die durch eine Digitalisierung das Unternehmen vorwärtsbringen können, etwa indem sie die Zusammenarbeit untereinander verbessern.

Viele Kunden gehen den Weg Schritt für Schritt. Zu Beginn ist Transparenz und eine Gesamtschau wichtig: Alle Projektbeteiligten brauchen einen guten Überblick über die grundsätzlichen Möglichkeiten der Modern Workplace Lösung. Jeder sollte sich über Funktionen, Sicherheit, Compliance, Datenschutz etc. informieren und äußern können.

Dafür eigenen sich Modern Workplace Demos: Entweder mit einem hohen „Live“-Anteil im Rahmen eines Workshops mit den Anwendern. Oder fachspezifisch, wobei diese Variante den Vorteil hat, dass wir sehr geanu auf Fragen zu Umfang, Lizenzierung, technischer Umsetzung, Security und Compliance eingehen können.

Ebenso sollten sinnvolle Anwendungsfelder ermittelt werden (z.B. wiederum über die Workplace Readiness Analyse). Als nächstes gilt es, technische sowie lizenzrechtliche Bestimmungen zu klären und damit eine Grundlage für die Realisierung zu schaffen. Hier stehen wir ebenfalls beratend zur Seite (sowohl vorab als auch während der Umsetzungsphase).

Sobald erste Teilbereiche eingeführt wurden und von den Anwendern rege genutzt werden, können die nächsten Optimierungen in Angriff genommen werden.

Die Einführung von Modern Workplace in einem Unternehmen ist kein reines IT-Projekt. Relevante Bereiche und Abteilungen – von der Geschäftsführung bis zur betroffenen Fachabteilung – sollten früh in das Projekt eingebunden werden. Ebenso sollte eine Roadmap geplant werden, die in Einklang mit der Vision und Strategie des Unternehmens steht. Des Weiteren müssen Analysen im Bereich der IT, der Verträge sowie der Lizenzierung erfolgen. Dafür muss genügend Zeit eingeplant werden.

Entscheidend ist die Wahl des richtigen Partners: Dieser ist nicht mehr wie bei Kauflizenzen ein reiner Lizenzvermittler, sondern ist in erster Linie für Support und Beratung verantwortlich, wobei diese beiden Aspekte maßgeblich den Erfolg oder Mißerfolg des Projektes beeinflussen. Der Bezug von vermeintlich billigen Abos über das Internet endet häufig in einem Dilemma: etwa dann, wenn ein Problem auftgetreten ist. das die gesamte Abteilung betrifft und man sich als Anrufer bei der Hotline an Position 23 in der Warteschleife befindet.

Was zeichnet eine gute Modern Workplace Strategie aus?

  • Hervorragende Skalierbarkeit (flexibel Arbeitsplätze hinzu oder abbuchen)
  • Kalkulierbare, bedarfsgerechte Kosten
  • Zugriff auf eine Vielzahl von Diensten
  • Höchstmaß an Zusammenarbeit (Audio- und Videokonferenzen, Instant Messaging, zeitgleiches Arbeiten an Dokumenten, gemeinsamer Ort für Zusammenarbeit uvm.)
  • Umfangreiche Administrations-, Reporting- und Verwaltungsmöglichkeiten
  • Geringe Einstiegskosten
  • Maximale Flexibilität (Umfang kann monatlich angepasst werden)
  • Umfangreiche Compliance und Security Tools

Modern Workplace Demo

Wir bieten Ihnen Workshops an, bei denen wir spezifisch für die IT-Abteilung oder für Fachanwender tief in die Lösungen und Dienste eintauchen. Hier betrachten wir ausführlich alle relevanten Aspekte, von den Möglichkeiten der Lizenzierung bis zur organisatorischen und technischen Umsetzung.

In unseren Modern Workplace Demos erleben Sie, wie Ihr Arbeitsplatz der Zukunft aussehen kann. Angepasst an Ihre Bedürfnisse und die Ihrer Anwender zeigen wir Ihnen, wie Sie Technologien für sich nutzen können und damit den Arbeitsalltag jedes Einzelnen effizienter und einfacher gestalten können.

Es beginnt mit einem Überblick darüber, was alles zum digitalen Arbeitsplatz gehört. In der darauffolgenden Live-Demo unserer Lösungen können Sie sehen, welche Chancen sich daraus für Ihr Unternehmen ergeben und wie Sie diese gewinnbringend nutzen können. Dabei gehen wir sowohl auf technische, sicherheitsrelevante als auch organisatorische Aspekte ein.

Eine effiziente Zusammenarbeit in Kombination mit offener Kommunikation gelten in Zeiten des digitalen Wandels als unverzichtbar. Sie können dadurch besser auf den sich beschleunigenden Wettbewerb reagieren. Ebenso können Sie damit Ihre Attraktivität als Arbeitgeber langfristig sichern.

IT- und Lizenzanalyse

Moderne Technologien erleichtern das Verwalten von Lizenzen erheblich. Dennoch lauern auch hier Fallstricke bei der Lizenzierung: die Auswahl an Plänen, Kombinationen, und Add-ons ist umfangreich. Auch ei der Einrichtung kann viel schief gehen. Zudem gibt es wichtige Abhängigkeiten zur bestehenden IT sowie dadurch wiederum Auswirkungen auf Security, Compliance und Design der Lösung. All das beachten wir.

Wie sieht das in der Praxis aus?

  • Wir prüfen bestehende Verträge und Bezugsmöglichkeiten
  • Beratung und Auswahl passender Pakete
  • Berücksichtigung von Bestandslizenzen
  • Analyse der aktuellen Umgebung
  • Prüfung der Voraussetzungen
  • Migration und Support der Lösung

Workplace Readiness Analyse

Im Rahmen der Analyse Ihrer Ist-Situation betrachten wir die Unternehmensstruktur und die Prozesse und deren Eignung für Modern Workplace. Zudem suchen wir nach Optimierungspotenzialen.

Nach der Analyse der Geschäftsprozesse arbeiten wir ein modernes Arbeitsplatzkonzept aus. Nur wenn wir verstehen, wie Sie aktuell arbeiten, können wir ein maßgeschneidertes Konzept für Sie erstellen und Sie bei der Realisierung unterstützen.

Wie sieht dies in der Praxis aus?

Viele Mitarbeiter streben im Arbeitsalltag nach denselben Technologien, die sie aus dem privaten Umfeld kennen und nutzen. Andere sind von der Technologie überfordert oder sehen darin unnötigen Einarbeitungsaufwand. Wir berücksichtigen beide Pole und haben dabei auch die Auswirkungen der neuen Technologien auf Datensicherheit, Compliance und Lizenzierung im Blick.

So sieht der Arbeitsplatz der Zukunft aus

Der Arbeitsplatz wandelt sich – getrieben von den veränderten Erwartungen der Mitarbeiter, richtungsweisenden Technologien wie künstliche Intelligenz (AI), zunehmend global verteilten Teams und einem immer komplexeren Arbeitsumfeld, entstehen zunehmend Qualifikationslücken im Bereich der Digitalisierung.

Das Problem: Mitarbeiter fühlen sich nicht in die Transformation des Unternehmens eingebunden: Nur 11% der Befragten erleben sie als gemeinschaftlichen Prozess von Mitarbeitern und Führungskräften, so eine aktuelle Studie von Microsoft.

Eine vergebene Chance, denn grundsätzlich blicken 60% der deutschen Beschäftigten positiv auf digitale Technologien und glauben, dass sie die Wettbewerbsfähigkeit ihrer Organisation erhöhen. Sie sind überzeugt, dass die digitale Transformation mehr Spaß bei der Arbeit bringt und sich positiv auf die Work–Life Balance auswirkt (51% bzw. 48%).

Um dieses Potenzial zu heben und die Brücke vom althergebrachten Arbeitsplatz zum viel zitierten Modern Workplace zu schlagen, gibt es verschiedene Wege, die wir Ihnen gerne unverbindlich vorstellen.

Wir haben die Erfahrung

Als Microsoft SAM Partner haben wir schon vielen Unternehmen bei der richtigen Lizenzierung geholfen. Wir haben Lizenzwissen vermittelt, Mitarbeiter erfolgreich durch Prüfungen begleitet und bei der Auswahl der richtigen Verträge und Lizenzen geholfen. Unsere zertifizierten Mitarbeiter stehen Ihnen mit viel Know-how und Praxis zur Verfügung.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Gerne beraten wir Sie über konkrete Möglichkeiten für Ihr Unternehmen.

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