Mitarbeiter Sicht

Neue Office Versionen verursachen nicht selten Frustration. Weniger in den IT Abteilungen, sondern vorwiegend bei den Nutzern.  Dies reicht von häufigen Supportanfragen bis hin zu Kündigungsandrohungen (Tatsächlich schon gehört :) ).

Doch woran liegt das? Natürlich wird es bei traditionellen Unternehmen eher selten passieren, dass ein Mitarbeiter auf die IT-Abteilung zukommt und ein neues Office fordert weil er mehr Funktionen möchte. Grundsätzlich ist eher das Gegenteil der Fall.

Soviel vorweg, dies hat inzwischen auch Microsoft begriffen.

Gründe für die Akzeptanzprobleme

Ein Grund liegt sicher in der Natur der Sache das Probleme in der Regel nicht kleiner werden, wenn man Sie vor sich herschiebt. So macht eine Umstellung von Office 2013 auf Office 2016 in der Regel weniger Aufwand als ein Versionssprung von Office 2003 auf Office 2016.

Nehmen wir einmal an Sie wären Office365 Nutzer der ersten Stunde. Dann hätten Sie auf der Basis Office 2013 gestartet und hätten im Frühjahr diesen Jahres spätestens auf die Version 2016 umstellen müssen. Ich behaupte mal, dass bei diesen Versionssprung den meisten Mitarbeitern nicht einmal aufgefallen wäre, dass Sie ein neues Office haben.

Noch dazu kann ich ein Office 2016 beliebig gestalten, dass es mehr einen Office 2013 oder 2010 ähnelt.

Office365 lässt sich optisch nach Wunsch des Mitarbeiters anpassen

Die wenigen, wahrnehmbaren optischen Änderungen finden sich zum Beispiel in der Tranparenz der Menüfelder. So wird dem Mitarbeiter die Funktion des Menüfelds erklärt, indem er den Cursor über das jeweilige Feld bewegt.

Bei einer Bewegung des Cursors über ein Feld wird dessen Funktion beschrieben

Oder in Form eines Suchfelds, indem der Mitarbeiter die gewünschte Funktion eingibt, welche er durchführen möchte, ohne lange danach in den Menüfeldern suchen zu müssen.

Funktionen können über das Suchfeld schnell und unkompliziert gesucht werden

Ebenso wurde die Serverintegration verbessert, sodass die Office Bestandteile sowie Onlinedienste noch besser zusammenarbeiten. Somit nur Punkte welche den Mitarbeiter passiv unterstützen und nicht deren Arbeitsweiße aktiv verändern.

Ein weiterer Punkt, welcher in beiden Richtungen zu Ärger bei Mitarbeitern führen kann, sind die unterschiedlichen Office Versionen in privaten und geschäftlichen Umfeld.

So neigen Mitarbeiter, welche sich erst kürzlich ein neues Notebook, Office Lizenz oder dergleichen besorgt haben, schneller dazu neue Office Versionen zu nutzen als wenn Kollegen zuhause noch mit Office97 tippen. Hier entsteht eher wieder eine Abneigung zur neueren Version.

Die Antwort:

Office365 löst diese Probleme, da zum einen größere Versionssprünge vermieden werden und Updates erheblich optimiert wurden, sodass der Mitarbeiter zwar regelmäßig, jedoch nur in minimalen Auswirkungen Änderungen am Programm mitbekommt.

Neue Funktionen befinden sich eher im Hintergrund und werden dem Benutzer verständlich vermittelt.

Neue Features werden dem Mitarbeiter kurz und unaufdringlich bei Start von Office dargestellt

Die Benutzer Lizenzierung ermöglicht bis zu 15 Bereitstellungen von Office (5 Installationen, 5 Aktivierungen der Office App, 5 Aktivierungen für Office Mobile). Diese Aktivierungen sind im Gegensatz zu der Office Geräte Lizenzierung nicht auf Unternehmesgeräte beschränkt. Der Mitarbeiter kann diese Bereitstellungsoptionen (insofern vom Unternehmen freigeschaltet und gewünscht) auf beliebigen privaten oder geschäftlichen Geräten nutzen.

Diese private Nutzung war vor Office365 nur über das SA Benefit “Home Use Programm” möglich was vom Aufwand her bei weitem komplexer war und eine finanzielle Beteiligung seitens des Mitarbeiters forderte. Zudem war dieses Nutzungsrecht nur mit aktiver Software Assurance verfügbar.

Somit gehören lästige Office Migrationen zukünftig der Vergangenheit an, da Mitarbeiter stetig und ohne große Veränderungen privat sowie geschäftlich mit einem aktuellen Office arbeiten können.

Erfahren Sie grundlegende Eigenschaften von Office365 in meinen ersten Blog! ⇒

Erfahren Sie welche Vorteile Office365 aus Lizenzsicht bietet in meinen zweiten Blog! ⇒

Haben Sie Fragen zu diesem Thema?

Ich freue mich auf Ihren Anruf! 
Andreas Bergler, Fachspezialist für Microsoft & Cloud

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