Branchenlösung für Apotheken

Erste vollumfängliche Cloudlösung für Apotheken umgesetzt – St. Nikolaus-Apotheke trennt sich von IT-Ballast und geht neue Wege

„Endlich müssen wir keine Administrationstätigkeiten wie Updates oder Backups mehr ausführen, sondern können uns voll und ganz auf die bestmögliche Beratung unserer Kunden konzentrieren.“Thomas Wittleben, Inhaber der St. Nikolaus-Apotheke in Schwarzenfeld

Die Ausgangsituation: Auf der Suche nach einem neuen IT-Dienstleister

Die St. Nikolaus-Apotheke ist eine etablierte Apotheke in Schwarzenfeld, die bisher einen physikalischen Server in den eigenen Räumen betrieb. Auf dem Server liefen hauptsächlich ein Apothekenwarenwirtschaftssystem (ERP), ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), elektronische Nachschlagewerke sowie E-Mails. Alle Daten wurden täglich manuell auf eine USB-Festplatte gesichert.

Das alte System machte viel Arbeit

Manchmal traten allerdings Störungen auf, die damit zu tun hatten, dass das ERP und das DMS auf einer Maschine liefen und sich dabei in die Quere kamen. Auch deshalb wollte der bisherige IT-Dienstleister den Auftrag abgeben. Selbst wenn alles funktionierte, musste das Apothekenpersonal zweiwöchentlich Daten- und Softwareupdates einspielen – teilweise noch vor Dienstbeginn am frühen Morgen. Apotheker Thomas Wittleben wünschte sich eine stabil laufende IT für seine Apotheke. Sie sollte außerdem weniger Arbeit für seine Mitarbeiter verursachen.Er selbst wollte nicht länger die Anlaufstelle bei IT-Problemen sein. (Diese können in einer Apotheke mit Notfalldienst auch nachts auftreten und müssen dann sofort behoben werden.)

Wie sich bei der Analyse zeigte, war der Server mit seinen Kapazitäten bei Speicher und Rechenleistung am Ende. Es bestand die Gefahr eines Totalausfalls. Bei einem Standalone-Gerät mit lokalen Festplatten ohne Redundanz hätte dies den Stillstand des Geschäftsbetriebs bedeutet. Schlimm genug für jedes Unternehmen… Besonders schlimm jedoch für eine Apotheke, bei der sich die Kunden darauf verlassen, dass ihnen jederzeit geholfen wird. Es war höchste Zeit zu handeln. Doch was tun? Einfach einen neuen Serveranschaff en und womöglich trotzdem die alten Probleme haben?

Größtes Sorgenkind war der Server

Nachdem Thomas Wittleben auf uns zugekommen war, analysierten unsere Experten die Situation. Wir schlugen vor, die gesamte IT im ersten Projektabschnitt in das EDV-BV Cloudrechenzentrum umzuziehen und das ERP und DMS auf virtuellen Servern zu betreiben, professionell gewartet von unseren Technikern.

Alternativmedizin half nicht weiter – ein neues IT-Konzept war nötig

Eine Herausforderung beim Umzug in die Cloud waren die Peripheriegeräte

Für die Arbeit nutzen die Mitarbeiter in der Apotheke täglich Rezeptscanner, Dokumentenscanner sowie Bondrucker, Etikettendrucker und Bürodrucker. Um sicherzustellen, dass nach dem Umzug alles weiter funktionieren würde – insbesondere die Registrierkassen – bauten wir die Situation vorab in einer Testumgebung im Rechenzentrum auf. Es zeigte sich, dass nur die Belegdrucker ausgetauscht werden mussten, weil sie nicht netzwerkfähig waren. Wenig, wenn man bedenkt, wie stark wir in die Infrastruktur eingegriffen haben.

Der Funktionsnachweis in der Testumgebung überzeugte die Beteiligten

Der Hersteller des DMS willigte rasch ein, dass wir seine Software auf Terminalservern im Rechenzentrum betreiben.
Der Hersteller der Apotheken-Soft ware äußerte jedoch Bedenken. Gespräche zwischen den Beteiligten führten schlussendlich zu einer Einigung. Umgesetzt wurde schließlich die Variante, bei der das ERP im EDV-BV Cloudrechenzentrum läuft , während das DMS in der Cloudumgebung des Software-Herstellers betrieben wird. Nachdem die Architektur feststand und der Funktionsnachweis erbracht war, ging der Rest sehr schnell.

Die eigentliche Migration verlief ohne Ausfallzeit

Als Thomas Wittleben im Spätsommer von einer Reise zurückkam, strahlten seine Mitarbeiter. Alles habe reibungslos funktioniert, berichteten sie ihrem Chef. Keine Ausfallzeiten, keine Arbeitseinschränkungen – es waren zudem keine besonderen Schulungen nötig, denn die Arbeitsroutinen hatten sich im ersten Schritt nicht geändert.

Nur die lästigen Updates waren weggefallen

Die Mitarbeiter waren begeistert von der neuen Cloudlösung ihrer Arbeitsplätze, weil sie dadurch Arbeitszeit für ihre eigentlichen Aufgaben zurückgewonnen haben. Herr Wittleben freut sich über geringere Hardwarekosten im Vergleich zum physikalischen Server. Und genießt den schnellen Zugriff auf Daten und Anwendungen.

Die PCs werden nicht vermisst

Im zweiten Projektabschnitt statteten wir die Apotheke noch mit Thin Clients aus. Der Schritt lag nahe, weil Anwendungen und Arbeitsplatzsoft ware der Mitarbeiter (z. B. E-Mail) ohnehin bereits im Rechenzentrum laufen.

Es ergaben sich neue Vorteile:

Mehr IT-Sicherheit, denn auf den Geräten werden keine Daten gespeichert
Weniger Lizenzkosten – auf den Thin Clients läuft ein Linux Betriebssystem

Weiterer Vorteil: Die Endgeräte werden zentral von EDV-BV verwaltet, so können wir rasch und
unkompliziert Hilfestellung bei Problemen geben.

Zum Schluss noch eine ausfallsichere Internetanbindung

Die Anbindung konnten wir verbessern, indem wir einen Hybridrouter installierten, der bei Unterbrechungen der Verbindung automatisch von VDSL auf LTE umschaltet. Diese zweite Art der Anbindung sichert Herrn Wittleben einen unterbrechungsfreien Cloudbetrieb über die jeweils schnellste Verbindung. Die IT in seiner Apotheke läuft nun richtig rund!

Darum hat sich der Kunde für EDV-BV entschieden

Für die St. Nikolaus-Apotheke hat es sich gelohnt, einen neuen Weg zu beschreiten. Diese Mehrwerte sind dem Kunden dabei entstanden:

Datenschutz und Datensicherheit auf höchstem Niveau
IT-Sicherheit auf höchstem Niveau
IT-Ausfallsicherheit auf ganzer Linie
Skalierfähig, leicht anpassbar
Planbare monatliche Kosten
Zeitersparnis für die Mitarbeiter
Entlastung für den Inhaber

Bei Störungen können die Mitarbeiter der Apotheke Tag und Nacht den Servicedesk von EDV-BV anrufen. Unsere qualifizierten Mitarbeiter unternehmen die notwendigen Schritte, um das Problem sorasch wie möglich zu beheben. Updates und Backups sind nun unsere Aufgabe, die wir gerne übernehmen.

Die Beratung digitalgestützt begleiten – in dieser Apotheke ab sofort möglich

Ein nützlicher Nebeneffekt: Die neue IT-Lösung unterstützt den drahtlosen Zugriff auf die Nachschlagewerke, die die Apotheke bei Spezialverlagen abonniert hat. Damit kann das Personal jetzt im Verkaufsraum einem Kunden Informationen zu einem Produkt auf einem Tabletcomputer zeigen und ihn besser beraten. Fazit: Bei diesem Projekt hat sich gezeigt, dass alles wichtig war, damit am Ende ein passender Schuh daraus werden konnte! Die Erfahrungen aus früheren Projekten im Gesundheitswesen – etwa beim „Schwesternschaft Wallmenich-Haus vom BRK e.V.“ – kamen uns dabei zugute.

Diese Punkte haben Herrn Wittleben besonders von der Lösung und der Zusammenarbeit mit EDV-BV überzeugt:

Ein Ansprechpartner für alle Anfragen
Keine Administrationstätigkeiten mehr
Geringere Hardwarekosten
Daten sicher untergebracht
Schneller und stabiler Zugriff

Die Beratung digitalgestützt begleiten – in dieser Apotheke ab sofort möglich

Unter dem Motto „Immer da, immer nah, immer erreichbar!“ versorgen die Mitarbeiter um Apotheker und Inhaber Thomas Wittleben in der dritt en Generation die Bevölkerung von Schwarzenfeld und den umliegenden Orten mit Medikamenten und Medizinprodukten, stellen Arzneien her und beraten. In der Apotheke in der Neuen Amberger Straße finden regelmäßig Vorträge zu Gesundheitsthemen statt , die rege besucht werden.

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