Project Description

Modern Workplace

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Unter dem Begriff Modern Workplace oder Digitaler Arbeitsplatz verstehen wir bei der EDV-BV die Freiheit, zu arbeiten, wo und wann man möchte (und zwar unabhängig vom Endgerät) und das mit einem maximalen Maß an Zusammenarbeit, Sicherheit und Unterstützung. Zudem sollte der neue Arbeitsplatz eine möglichst breite Zielgruppe abholen, von Verwaltung und Vertrieb bis hin zu Produktions- & Außendienst-Mitarbeitern.

Wichtig ist dabei auch, flexibel auf neue Anforderungen im Hinblick auf moderne Arten zu arbeiten, Datenschutz und Security einzugehen. Dabei spielt bei einer Einführung nicht nur die Technologie eine Rolle, sondern vielmehr der persönliche sowie der Unternehmensnutzen, die Mitarbeiter, und ebenso die Akzeptanz sowie Nutzung der neuen Möglichkeiten.

Vorteile

  • Hervorragende Skalierbarkeit (Flexibel Arbeitsplätze hinzu und abbuchen)
  • Kalkulierbare, bedarfsgerechte Kosten
  • Zugriff auf eine Vielzahl von Diensten
  • Maximales Maß an Zusammenarbeit (Audio und Videokonferenzen, Instant Messaging, zeitgleiches Arbeiten an Dokumenten, gemeinsamer Ort für Zusammenarbeit, etc.)
  • Umfangreiche Administrations-, Reporting- und Verwaltungsmöglichkeiten
  • Geringe Einstiegskosten
  • Maximale Flexibilität (Umfang kann monatlich angepasst werden)
  • Umfangreiche Compliance und Security Tools

Modern Workplace Demos

Wir bieten Ihnen halbtägige Workshops an, bei denen wir spezifisch für die IT oder für Fachanwender die Lösungen und Dienste umfangreich zeigen.
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IT- und Lizenzanalyse

Gerne prüfen wir alle technischen und Lizenz-, sowie vertragsrechtlichen Voraussetzungen für eine reibungslose Einführung des Modern Workplace.
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Workplace Readiness Analyse

Im Rahmen der Analyse Ihrer IST-Situation betrachten wir Ihre Prozesse und Strukturen im Unternehmen und hinterfragen diese nach Optimierungspotenzialen.
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Der Vorteil an Modern Workplace Lösungen wie z. B. Microsoft 365 ist, dass sie universell einsetzbar sind und jedes Unternehmen seinen persönlichen Grad an Technologie einführen kann, wie es möchte. So können diese Lösungen sehr klassisch genutzt werden, indem man Mitarbeitern lediglich die Office Apps (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, etc.) lokal auf Ihren PC zur Verfügung stellt und auch nur diese lizenziert, jedoch auch schnell auf eine größeres Paket wechseln kann und aus einer Vielzahl an Kommunikations,- und Zusammenarbeitswerkzeugen wählen kann. Der Modern Workplace ist somit nur so viel Technologie, wie ich auch sinnvoll umsetzen und einsetzen kann und möchte.

Man behält sich jedoch den Zugang offen zu einer Vielzahl von Apps, Lösungen und hilfreichen Optionen um aktuelle Anforderungen zu lösen. Dazu zählen, um nur ein paar zu nennen, Homeoffice Szenarien, Arbeiten von unterwegs mit einer Vielzahl von kompatiblen Geräten und Möglichkeiten sowie zahlreiche Automatisierungs,- Visualisierungs und Standardisierungsmöglichkeiten, welche sich im Gegensatz zu einer klassischen Office Box niemals umsetzen ließen. Somit gilt, egal ob sie erstmal nur ein paar Apps weiter nutzen möchten oder den vollen Umfang an interessanten Lösungen nutzen möchten. Die Pakete bilden so gut wie jeden Grad ab, können flexibel zu-, und abgebucht werden und bieten selbst in der kleinsten Ausführung bereits mehr Anwendungen, eine bessere Administration sowie ein Lizenzmanagement, sodass auch für traditionelle Unternehmen noch in den seltensten Fällen der Kauf von Office Paketen Sinn macht.

In Deutschland wird gerne gekauft anstatt geleast oder gemietet, was häufig auch Sinn macht und steuerlich durchaus aus eine bessere Option darstellt. Warum dies jedoch auf dem Weg zu einem Modernen Arbeitsplatz hinderlich ist – wenn nicht sogar diesen gleich ausschließt – liegt an Folgendem: Bei einem „Kauf“ von Lizenzen und Software erwirbt man in der Regel ein zeitlich unbefristetes Nutzungsrecht, in dem definiert wird, wie und unter welchen Voraussetzungen man die Software nutzen kann. Dieses Nutzungsrecht ist jedoch mehr oder weniger „in Stein gemeißelt“ und lässt sich nicht mehr verändern. Das heißt übersetzt, dass die Komplexität umso länger die Software im Einsatz ist, exponentiell ansteigt. Bald hat jeder einen unterschiedlichen Stand an Software und Funktionen, notwendige oder interessante und aktuelle Technologien können nicht eingesetzt werden, da kein Nutzungsrecht dafür erworben wurde und der Einsatz oder Gebrauch etlicher cloudbasierter Dienste ist im vornherein ausgeschlossen. Es funktionieren bei dem Einen Dinge, die bei einen Anderen nicht funktionieren und die Verwaltung sowie Administration wird immer komplexer.

Zudem bringt eine Softwaremiete allerlei Vorteile mit sich. Kosten können monatlich heruntergebrochen und auch auf Dauer transparent geplant werden. Unternehmen zahlen auch nur noch für das, was sie nutzen und können flexibel auf Wachstum, aber auch auf Krisen reagieren, indem Sie die Abonnements monatlich in Umfang und Anzahl anpassen können. Die User-basierte Lizenzierung sowie der Zugang zu einer Vielzahl an Möglichkeiten versetzt Unternehmen auch in die Lage, schnell auf Trends oder Sicherheits- und Compliance Anforderungen zu reagieren.

Den Kollegen immer mehr Technologie, Software und Möglichkeiten zur Verfügung zu stellen bringt tatsächlich nichts, da diese dann entweder gar nicht, falsch oder nur einseitig genutzt wird. Ein ganz wichtiger Punkt ist hier das Warum zu klären, weshalb es hier nur hilft, die Kollegen an die Hand zu nehmen und in tatsächlichen Geschäftsprozessen zu sprechen anstatt nur über Funktionen. Erst wenn man weiß, wie Prozesse ablaufen, können diese sinnvoll digital ergänzt oder verbessert werden. Hier hilft die Workplace Readiness Analyse, um sinnvolle Workloads zu identifizieren, welche das Unternehmen und die Zusammenarbeit untereinander effektiv verbessern.
Viele Kunden gehen den Weg Schritt für Schritt. Zu Beginn ist Transparenz und ein Überblick über die Lösung auf jeden Fall wichtig. Alle Projektbeteiligten sollten einen guten Überblick über die Lösungsmöglichkeiten bekommen und auch Anliegen, z. B. in Bezug auf Compliance, Sicherheit, DSGVO, Funktionen etc. äußern und sich informieren können. Hierzu eigenen sich die Modern Workplace Demos, die entweder fachspezifisch speziell auf Fragen in Bezug auf Umfang, Lizenzierung, technischer Umsetzung, Security und Compliance eingehen, oder mit einem hohen „Live“ Anteil im Workshop-Modus mit den Anwendern durchgeführt werden. Außerdem sollten sinnvolle Anwendungsfelder, z. B. über die Workplace Readiness Analyse, ermittelt werden. Als nächstes gilt es, technische sowie lizenzrechtliche Bestimmungen zu klären und eine Grundlage zu schaffen. Hier stehen wir ebenfalls vorab beratend und auch später bei der Umsetzung zur Seite. Insofern die ersten Teilbereiche sinnvoll eingeführt und etabliert wurden, können bereits die nächsten Optimierungen in Angriff genommen werden.
Die Einführung eines Modern Workplace ist definitiv kein reines IT Projekt. Daher sollten relevante Bereiche und Abteilungen – von der Geschäftsführung bis zur betroffenen Fachabteilung – früh genug in ein solches Projekt mit eingebunden werden. Ebenso sollte eine Roadmap geplant werden, welche im Einklang mit der Vision und Strategie des Unternehmens steht. Des Weiteren müssen Analysen im Bereich der IT, der Verträge sowie auch der Lizenzierung durchgeführt und geprüft werden. Auch die richtige Partnerwahl spielt eine große Rolle, da es sich nicht mehr wie bei Kauflizenzen um einen reinen Lizenzvermittler geht, sondern der Partner auch in erster Linie für Support und Beratung verantwortlich ist und den Erfolg des Projektes damit maßgeblich beeinflusst. Der Bezug von vermeintlichen billigen Abos über das Internet endet somit häufig in einen Dilemma, wenn man, insofern ein Problem auftritt, eine anonyme Nummer in einer Warteschleife ist.

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