Datenerfassung und Verarbeitung

Datenerfassung (Scan) & Verarbeitung

Einfaches Leiten der Dokumente in die gewünschten Zielorte mit nur einem Klick

Ihre Dokumente sind falsch abgelegt und nicht mehr auffindbar? Das Scannen am Multifunktionssystem und Verarbeiten wichtiger Dokumente ist ein zeitaufwendiger und fehlerbehafteter manueller Prozess des Alltags im Büro. Mit einer intelligenten Scan Lösung können Sie die Fehlerquote senken und gleichzeitig die Effizienz in Ihrem Betrieb steigern. Sie gilt als Middleware für die Verarbeitung der Dokumente zwischen dem Multifunktionssystem und des gewünschten Ziel-Ordners oder Archivierungs-/ERP-Systems. Sie konvertiert automatisch Dokumente in das gewünschte von Ihnen Format und speichert diese in vordefinierte Ordner basierend auf vorkonfigurierten Verarbeitungs-Kriterien.

Herausforderungen für Unternehmen

  • Vorteil: geringer Aufwand

Das Scannen am Multifunktionssystem und die manuelle Erfassung von Indexdaten im Datenmanagement-System sind sehr zeitaufwendig! – Mit dieser Scan Software wird Ihnen das Erfassen, Digitalisieren und Archivieren von Dokumenten mit kleinstem Aufwand ermöglicht.

  • Vorteil: Fehlerquote wird minimiert

Für das Suchen und Beheben von Dateneingabefehlern wird sehr viel Zeit beansprucht! – Durch automatisierte Arbeitsabläufe und einfacher Benutzerführung werden Dokumente am richtigen Ort in korrekter Form abgespeichert.

  • Vorteil: Arbeitszeitersparnis

Über das Multifunktionssystem werden viele Seiten gescannt inklusive Leerseiten oder über Kopf Seiten. Diese müssen manuell nachbearbeitet werden und sind mit einem hohen Zeitaufwand verbunden! – Beim Duplex Scan werden Leerseiten automatisiert entfernt und in Leserichtung gedreht.

Funktionen

Eingescannte Informationen werden digitalisiert und können leicht durchsucht und wiedergefunden werden. Die Texterkennung funktioniert in über 100 Sprachen.
Die Scan Software ermöglicht Barcode-abhängiges Verarbeiten und Routen von Dokumenten durch automatisches Erfassen.
Durch die einfache Konvertierung der Dokumente in gängige Office-Formate wird eine direkte Bearbeitung ermöglicht
Scan-Management flexibel anpassbar durch individuell festgelegte Scan-Prozesse.
Die Scan Software bietet einige Funktionen für besseren Komfort wie Leerseiten entfernen oder automatisches drehen der Dokumente in Leserichtung.
Verbinden Sie direkt mit einer Vielzahl von Anwendungen wie Microsoft SharePoint, Cloud-Services oder Dokumentenmanagement-Systemen
Metadaten wie Verarbeitungszeit oder Dokumenteninhalte können auch automatisch und inhaltsabhängig vergeben werden und müssen nicht von Hand erfasst werden.

Mehrwerte durch EDV-BV

  • Einfache und intuitive Bedienung
  • Einheitliches Scan-Menü an jedem Multifunktionssystem
  • Vereinfachte Prozesse
  • Sichere Datenübertragung dank SSL-Verschlüsselung
  • Geringe Fehlerquote beim Scannen, Verarbeiten und Verteilen am Multifunktionssystem

Referenzstory Druck und Kopie

Projekt Raiffeisenbank im Naabtal eG

Das Druck & Kopie Team:

Jens Matthies
Systemtechniker

Michaela Scharf
Fachspezialistin für Druck und Kopie

Alois Galli
Systemtechniker

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